Ein Mitarbeiter soll bis zum Nachmittag einen 30-seitigen Vertrag zusammenfassen. Er lädt das Dokument kurzerhand in sein privates ChatGPT-Konto – fertig in zwei Minuten. Gut gemeint, aber der Vertrag mit allen Kundendaten liegt jetzt bei einem Dienst, mit dem Ihr Unternehmen keinen Vertrag hat. Willkommen bei der Schatten-KI. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie sie im eigenen Betrieb aufspüren und in geordnete Bahnen lenken.
Was ist Schatten-KI – und warum ist sie ein Problem?
Als Schatten-KI bezeichnet man KI-Werkzeuge, die Beschäftigte ohne Wissen oder Freigabe des Unternehmens nutzen – meist mit privaten Konten. Laut Bitkom berichten bereits 25 Prozent der Unternehmen, dass ihre Mitarbeitenden private KI-Tools im Job einsetzen, weitere 17 Prozent vermuten es. Gleichzeitig hatte zum Zeitpunkt der Umfrage nur knapp ein Viertel der Unternehmen Regeln für den KI-Einsatz.
Das Problem ist selten böser Wille, sondern fehlende Kontrolle:
Datenabfluss: Kundendaten, Verträge oder Kalkulationen landen bei Anbietern ohne Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei personenbezogenen Daten ist das ein DSGVO-Verstoß.
Training mit Ihren Daten: Bei vielen kostenlosen Privatkonten können Eingaben zur Verbesserung der Modelle verwendet werden.
Keine Nachvollziehbarkeit: Niemand weiß, welche Informationen wohin geflossen sind – im Ernstfall lässt sich nichts rekonstruieren.
Schritt 1: Sichtbar machen, was genutzt wird
Bevor man Regeln aufstellt, sollte man wissen, was im Unternehmen tatsächlich passiert. Hier hilft die Sicherheitslösung, die bei unseren Kunden ohnehin im Einsatz ist: TrendAI Vision One (vormals unter dem Namen Trend Micro bekannt). Mit dem Baustein AI Secure Access lässt sich erkennen, welche Mitarbeitenden nicht freigegebene KI-Dienste nutzen. Darauf aufbauend können Sie:
KI-Dienste gezielt erlauben oder sperren – für einzelne Benutzer, Gruppen oder Geräte.
Sensible Inhalte zurückhalten: Eingaben werden geprüft, und die Übermittlung vertraulicher Daten wie personenbezogener Informationen oder Finanzdaten an KI-Dienste wird blockiert.
Datei-Uploads überwachen und beschränken, damit der Vertrag aus unserem Beispiel gar nicht erst hochgeladen wird.
Manipulierte Eingaben abwehren, etwa sogenannte Prompt-Injection-Angriffe.
Welche dieser Funktionen in Ihrer bestehenden Lizenz enthalten sind, prüfen wir gern mit Ihnen.
Schritt 2: Eine bessere Alternative anbieten
Ein reines Verbot hilft wenig: Wer KI als echte Arbeitserleichterung erlebt hat, weicht sonst aufs private Smartphone aus – und die Nutzung wird noch unsichtbarer. Wirksamer ist ein freigegebenes Werkzeug, das mindestens genauso bequem ist.
Für Unternehmen mit Microsoft 365 liegt die Lösung meist schon bereit: Microsoft 365 Copilot Chat steht Mitarbeitenden mit Firmenkonto bei berechtigten Microsoft-365-Abonnements ohne Aufpreis zur Verfügung. Eingaben und Antworten unterliegen dem Unternehmensdatenschutz von Microsoft – also denselben vertraglichen Bedingungen wie Ihre E-Mails in Exchange und Ihre Dateien in SharePoint. Wer mehr möchte, kann mit Copilot eigene Agenten bauen, wie in unserem Beitrag „KI-Agenten mit Microsoft Copilot“ beschrieben.
Schritt 3: Klare Spielregeln
Eine KI-Richtlinie muss nicht lang sein. Eine Seite reicht, wenn sie drei Fragen beantwortet:
Welche KI-Werkzeuge sind freigegeben? Zum Beispiel Copilot Chat mit dem Firmenkonto.
Welche Daten dürfen niemals eingegeben werden? Zum Beispiel Kennwörter, Gesundheitsdaten oder vertrauliche Kundenunterlagen in nicht freigegebene Dienste.
Wer prüft die Ergebnisse? KI-Texte und -Berechnungen werden vor der Verwendung von einem Menschen kontrolliert.
Die meisten Beschäftigten nutzen Schatten-KI, weil sie produktiver sein wollen – nicht, um Regeln zu brechen. Eine kurze Schulung, warum das Firmenkonto sicherer ist und wie man es sinnvoll einsetzt, wirkt oft mehr als jede technische Sperre. Auch die EU-KI-Verordnung setzt darauf, die KI-Kompetenz der Beschäftigten zu fördern.
Unser Angebot
Wir machen mit Ihnen eine Bestandsaufnahme, welche KI-Dienste in Ihrem Unternehmen genutzt werden, richten die passenden Regeln in TrendAI Vision One ein und stellen Ihren Mitarbeitenden mit Copilot Chat eine sichere Alternative bereit. Sprechen Sie uns an oder rufen Sie uns an unter 030 200054-0.
